DELAPAN ELEMEN BUDAYA MUTU


BAB I

PENDAHULUAN

 

Di era sekarang ini perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) semakin canggih dan terus mengglobal sehingga berdampak pada hampir semua kehidupan umat manusia di muka bumi dewasa ini. Semakin berkembangnya IPTEK tersebut manusia dituntut untuk semakin maju pula. Peningkatan mutu pendidikan merupakan salah satu prioritas pembangunan di bidang pendidikan nasional dewasa ini dan mendatang. Prioritas ini didasarkan pada kebijaksanaan sebelumnya yang lebih menekankan kepada perluasan dan kesempatan belajar sehingga mutunya sedikit terabaikan. Selain itu, tentunya tuntutan terhadap mutu pendidikan semakin kuat sejalan dengan perkembangan dan pertumbuhan di setiap sektor kehidupan di masa kini dan mendatang.

Berbagai upaya untuk meningkatkan mutu pendidikan kini sebenarnya telah, sedang dan akan terus dilaksanakan secara bertahap dan berkelanjutan. Mulai dari peningkatan kualitas pendidikan pra sekolah, dasar, menengah sampai dengan perguruan timggi. Salah satu upaya yang dewasa ini sedang disosialisasikan dan dianggap tepat adalah melalui Total Quality Management (TQM) atau Manajemen Mutu Terpadu (MMT). Esensi dari TQM adalah suatu filosofi dan menunjuk pada perubahan budaya dalam suatu organisasi (pendidikan), serta dapat menyentuh hati dan pikiran orang menuju mutu yang diidamkan.

Konsep Total Quality Management (TQM) dikembangkan pertama kali pada tahun 1950-an (setelah berakhirnya Perang Dunia II) oleh seorang ilmuwan AS bernama Dr. W. Edwards Deming, dalam rangka memperbaiki mutu dari produk dan pelayanan yang dihasilkan oleh industri-industri di Amerika Serikat. Dr. Deming adalah salah seorang ahli statistik terkenal di AS, pada saat itu konsep ini tidak begitu diperhatikan secara serius oleh bangsa Amerika sampai akhirnya Dr. Deming ditugaskan ke Jepang bersama sejumlah tenaga ahli AS lainnya. Para ahli tersebut dikirim oleh pemerintah AS dalam rangka membawa pengaruh barat ke Jepang. Di Jepang ia kemudian mengadakan diskusi-diskusi dan seminar-seminar tentang prinsip-prinsip efisiensi industri, dimana diskusi ini diikuti secara serius oleh 45 orang CEO dari perusahaan-perusahaan di Jepang.

Bagian penting TQM yang sulit penerapannya adalah menciptakan, memelihara, dan menjaga keberlangsungan budaya TQM. Sebelumnya apakah yang disebut budaya mutu? Apa saja elemen-elemennya? Dan bagaimanakah hubungan antara budaya mutu ini dengan TQM? Pertanyaan ini akan menuju pada inti pendekatan TQM. Dalam makalah ini akan membahas tentang sifat dari budaya TQM.

BAB II

ELEMEN BUDAYA MUTU

 

 

Sebagian besar ilmuan sosial yang melakukan studi tentang organisasi setuju bahwa budaya itu berasal atau bahkan terdiri dari kepercayaan atau nilai yang mendasar. Kepercayaan dan nilai ini biasanya diciptakan dan diekspresikan oleh pemimpin dan di tularkan pada anggotanya.

Kepercayaan memberikan pernyataan “Jika….. maka……” jika melakukan sesuatu maka akan mengakibatkan sesuatu yang lain. Sedangkan nilai diartikan sebuah proses yang harus dikontrol untuk menetukan tiga hal, yaitu:

  1. Performa yang luar biasa
  2. Memproduksi barang yang baik dan memberikan servis yang bermutu tinggi

Nilai yang pertama merupakan nilai yang sulit dilaksanakan secara maksimal dalam sebuah organisasi. Sedangkan nilai yang kedua merupakan nilai yang berhubungan secara langsung dengan adaptasi dan pencapaian tujuan organisasi serta berhubungan tidak langsung  terhadap koordinasi dan aktivitas kerja yang efektif.  Kepercayaan dan nilai merupakan hal yang paling penting ketika menghadapi tiga bidang krusial dalam organisasi fungsional, seperti: penyesuaian terhadap perubahan, pencapaian tujuan, dan pengkoordinasian tenaga kerja.

Nilai dan kepercayaan yang membangun budaya TQM meyakinkan bahwa anggota organisasi kerjasama untuk menyelesaikan kerja mereka dengan tujuan utama: Kualitas untuk pelanggan. Apabila TQM berguna untuk membangun elemen integral dari budaya organisasi, Seperangkat nilai dan kepercayaan merupakan bagian terpenting dari budaya tersebut. Nilai dan kepercayaan mengingatkan pada kita yang benar dan yang salah (if….then…).

Bentuk budaya sangat komplek. Dalam membentuk budaya organisasi, kepercayaaan dan nilai saling mendukung dan melengkapi satu sama lain. Agar dapat dimengerti dengan baik, budaya TQM ini dibagi menjadi delapan elemen penting yaitu sebagai berikut:

  1. Etika
  2. Integritas (kejujuran)
  3. Kepercayaan
  4. Pelatihan (training)
  5. Kerja tim (team work)
  6. Kepemimpinan (leadership)
  7. Penghargaan (recognition)
  8. Komunikasi

 

TQM telah diciptakan untuk menggambarkan sebuah filsafat yang menjadikan mutu sebagai tenaga penggerak di belakang kepemimpinan, desain, perencanaan, dan inisiatif perbaikan. Untuk hal itu, TQM membutuhkan bantuan dari kedelapan elemen kunci di atas. Elemen-elemen ini selanjutnya dapat dikelompokkan lagi ke dalam empat bagian berdasarkan fungsinya dalam membentuk struktur bangunan TQM. Keempat bagian tersebut adalah:

I. Pondasi – mencakup: etika, integritas dan kepercayaan

II. Batu Bata – mencakup: pelatihan, kerja tim, dan kepemimpinan

III. Campuran Semen Pengikat – mencakup: komunikasi

IV. Atap – mencakup: Penghargaan

PONDASI

TQM dibangun di atas pondasi yang terdiri dari etika, integritas dan kepercayaan. Ketiga hal tersebut membantu perkembangan keterbukaan, keadilan dan ketulusan, serta menghargai keterlibatan semua individu. Etika, integritas dan kepercayaan merupakan kunci untuk membuka potensi pokok dari TQM. Ketiga elemen ini bergerak bersama-sama, namun demikian, setiap elemen menyumbangkan sesuatu yang berbeda dalam konsep TQM.

1. Etika

Etika adalah disiplin yang terkait dengan kebaikan dan keburukan dalam berbagai situasi. Ia merupakan dua sisi mata uang yang dilambangkan oleh etika organisasi dan etika individu. Etika organisasi membentuk sebuah kode etik bisnis yang menguraikan petunjuk bagi semua anggotanya dan harus melekat dalam pekerjaan sehari-hari mereka. Sedangkan etika individu mencakup kebenaran dan kesalahan perseorangan.

2. Integritas

Integritas mencakup kejujuran, moral, nilai-nilai, keadilan, dan kesetiaan terhadap kebenaran dan keikhlasan. Karakteristiknya adalah bahwa apa yang diharapkan oleh pelanggan (internal/eksternal) dan apa yang memang layak untuk mereka terima. Lawan dari integritas adalah sikap bermuka dua (munafik), dan TQM tidak akan dapat bekerja dengan baik dalam suasana tersebut.

3. Kepercayaan

Kepercayaan adalah produk dari integritas dan prilaku yang beretika. Tanpa kepercayaan, kerangka kerja dari TQM tidak dapat dibangun. Kepercayaan membantu perkembangan partisipasi penuh dari semua anggota organisasi. Ia memperkenankan aktifitas pemberian wewenang yang mendorong kebanggaan turut memiliki perusahaan dan juga komitmen. Ia memberi peluang dilakukannya pengambilan keputusan pada semua level dalam organisasi, mengembangkan penanganan resiko oleh tiap-tiap individu untuk perbaikan berkelanjutan dan membantu dalam menjamin bahwa ukuran-ukuran yang digunakan terpusat pada perbaikan proses dan tidak digunakan untuk melawan pendapat orang lain. Kepercayaan adalah sifat dasar untuk menjamin kepuasan pelanggan. Jadi, kepercayaan membangun lingkungan yang kooperatif (saling bekerjasama) sebagai dasar untuk TQM.

BATU BATA

Dengan didasari oleh pondasi yang kuat dari etika, integritas, dan kepercayaan, selanjutnya batu bata untuk membangun dinding TQM bisa diletakkan diatasnya sampai pada dasar atap dari pengakuan atau penghargaan, dimana batu bata itu meliputi:

4. Pelatihan (training)

Training sangat penting artinya bagi karyawan organisasi agar bisa menjadi lebih produktif. Disamping itu para Supervisor mesti bertanggungjawab dalam menerapkan TQM di departemennya, termasuk mengajarkan filsafat dasar dari TQM kepada semua bawahannya. Training yang biasanya dibutuhkan oleh para karyawan dalam mendukung penerapan TQM antara lain; kemampuan interpersonal, kecakapan bekerjasama dalam tim, penyelesaian masalah, pengambilan keputusan, analisa dan perbaikan kinerja pengelolaan pekerjaan, ekonomi bisnis, dan keterampilan teknis. Pada saat penciptaan dan pembentukan TQM, para karyawan hendaknya segera dilatih agar mereka dapat menjadi karyawan yang efektif bagi perusahaan.

Gambar 1. Struktur Bangunan Total Quality Management

5. Kerjasama tim

Kerjasama tim juga merupakan sebuah elemen kunci dari TQM, yang menjadi alat bagi organisasi dalam mencapai kesuksesan. Dengan menggunakan tim kerja, organisasi akan dapat memperoleh penyelesaian yang cepat dan tepat terhadap semua masalah. Suatu tim biasanya juga memberikan perbaikan-perbaikan permanen dalam proses dan operasi-operasi. Dalam sebuah tim, orang-orang merasa lebih nyaman untuk mengajukan masalah-masalah yang terjadi dan dapat dengan segera memperoleh bantuan dari pekerja-pekerja lainnya berupa solusi-solusi yang akan digunakan untuk menanggulangi masalah-masalah yang dihadapi. Secara umum terdapat tiga jenis tim yang diadopsi oleh organisasi TQM:

a) Tim Perbaikan Mutu (Quality Improvement Teams atau QITs)

Jenis ini merupakan bentuk tim sementara yang dibentuk untuk menyelesaikan suatu masalah spesifik yang sering terjadi berulang-ulang. Tim ini biasanya dibentuk untuk periode tertentu antara 3 sampai 12 bulan.

b) Tim Penyelesaian Masalah (Problem Solving Teams atau PSTs)

Jenis ini juga merupakan bentuk tim sementara yang dibentuk untuk memecahkan masalah-masalah tertentu dan juga untuk mengidentifikasi dan mengatasi penyebab dari masalah-masalah tersebut. Umumnya tim ini dibentuk untuk masa kerja 1 minggu sampai 3 bulan.

c) Tim Kerja Biasa (Natural Work Teams atau NWTs)

Jenis ini terdiri dari sejumlah grup-grup kecil dari pekerja-pekerja terampil yang saling berbagi tugas dan tanggungjawab. Tim ini menggunakan konsep-konsep seperti keterlibatan semua karyawan, pengaturan mandiri dan lingkaran mutu (quality circles). Tim-tim ini biasanya bekerja untuk jangka waktu 1 sampai 2 jam per minggu.

6. Kepemimpinan

Kepemimpinan mungkin merupakan hal yang paling penting dalam TQM. Ia muncul pada semua tempat dalam organisasi. Kepemimpinan dalam TQM membutuhkan Manager-Manager yang dapat memberikan pandangan atau visi yang dapat memberikan ilham, membuat arahan strategis yang dapat dimengerti oleh semua orang dan menanamkan nilai-nilai sebagai pedoman bagi bawahannya.

Agar TQM bisa berhasil diterapkan dalam organisasi, para Supervisor juga harus secara sungguh-sungguh memimpin bawahannya. Seorang Supervisor harus mengerti TQM, percaya akan kegunaannya dan kemudian menunjukkan kesungguhan dan kepercayaannya itu dalam mempraktekkan TQM setiap hari. Para Supervisor harus memastikan bahwa strategi, filsafat dasar, nilai-nilai dan sasaran-sasaran mutu telah disampaikan kepada bawahannya disepanjang organisasi untuk menghasilkan fokus, kejelasan dan arah dari TQM.

Kunci terpenting adalah bahwa TQM harus diperkenalkan dan dipimpin oleh manajemen puncak. Komitmen dan keterlibatan personal dari manajemen puncak dibutuhkan dalam rangka penciptaan dan penyebaran nilai-nilai dan sasaran-sasaran mutu yang jelas dan bersesuaian dengan sasaran-sasaran dari perusahaan, serta penciptaan dan penyebaran sistem yang terdefinisi dengan baik, metoda-metoda dan pengukur kinerja untuk mengukur pencapaian sasaran-sasaran tersebut.

CAMPURAN SEMEN PENGIKAT

7. Komunikasi

Komunikasi akan mengikat segala sesuatu secara bersama-sama. Dimulai dari pondasi sampai ke atap dari suatu bangunan TQM, semua elemen diikat oleh campuran semen pengikat berupa komunikasi. Ia bertindak sebagai sebuah mata rantai penghubung antara semua elemen TQM. Komunikasi berarti sebuah pemahaman bersama terhadap satu atau sekelompok ide-ide antara pengirim dan penerima informasi. TQM yang sukses menuntut komunikasi dengan, dan/atau diantara, semua anggota organisasi, pemasok dan juga pelanggan.

Para Supervisor harus memelihara keterbukaan dari arus komunikasi dimana seluruh karyawannya dapat mengirim dan menerima semua informasi tentang proses-proses TQM. Adalah suatu hal yang vital bahwa komunikasi harus dirangkai dengan penyampaian informasi yang benar bukan dengan informasi yang keliru. Supaya komunikasi bisa menjadi sesuatu yang dapat dipercaya maka pesan yang disampaikan harus jelas dan penerima informasi harus memiliki penafsiran yang sama dengan apa yang dimaksud pengirimnya.

ATAP

8. Penghargaan

Penghargaan adalah elemen terakhir dari keseluruhan sistem TQM. Ia sebaiknya diberikan untuk saran-saran dan pencapaian-pencapaian yang memuaskan baik dihasilkan oleh suatu tim ataupun individu. Para karyawan akan didorong untuk berusaha keras memperoleh penghargaan untuk dirinya dan untuk timnya. Menemukan dan mengenal para kontributor dari saran-saran dan pencapaian-pencapaian yang baik tersebut merupakan tugas dari seorang Supervisor. Begitu para kontributor ini dihargai, mereka akan dapat mengalami perubahan yang sangat besar dalam hal penghargaan-diri, produktivitas, mutu dan jumlah karya, yang pada akhirnya mendorong seseorang untuk berusaha lebih giat dalam tugas sehari-harinya. Penghargaan datang dalam bentuk terbaiknya jika saran-saran tersebut diikuti oleh sebuah tindakan langsung untuk mencapai hasil yang baik oleh kontributor tersebut.

BAB III

PENERAPAN BUDAYA MUTU DALAM PENDIDIKAN

Pada zaman globalisasi ini, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (iptek) yang semakin canggih terus menggelobal dan berdampak pada hampir semua sistem kehidupan umat manusia di muka bumi dewasa ini. Lembaga pendidikan sebagai organisasi merupakan salah satu sistem juga tidak dapat terhindar dampak dari kemajuan tersebut, dengan demikian maka disetiap lembaga pendidikan dituntut untuk dapat mengantisipasi berbagai perubahan-perubahan tersebut.

Keberadaan TQM yang digunakan dalam penerapan di dunia bisnis menuai hasil yang sangat signifikan, sehingga TQM memiliki daya tarik tersendiri, untuk bisa diaplikasikan pada objek-objek kelembagaan atau organisasi yang lain, baik dalam bidang politik, sosial, termasuk dalam dunia pendidikan. Hal ini dalam rangka efektivitas dan hasil yang baik sebagai target yang diidam-idamkan.

Secara filosofis manajemen pendidikan seperti ini menekankan pada kepuasan pelanggan, layaknya sebuah perusahaan yang selalu mengutamakan kepuasan pelanggan (customer). Yakni, institusi memberikan pelayanan (service) kepada pelanggan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan apa yang diinginkannya. Pelayanan yang diberikan kepada pelanggan tentunya haruslah bermutu sehingga dapat memuaskan pelanggan. Dengan demikian institusi selalu dituntut untuk memperbaiki kualitas mutu pendidikan demi tercapainya mutu yang baik dan kepuasan pelanggan.

Pelanggan dapat dibedakan menjadi dua bagian, yaitu pelanggan dalam (internal customer) dan pelanggan luar (external customer). Yang termasuk pelanggan dalam di dunia pendidikan adalah pengelola institusi pendidikan seperti guru, staff dan penyelenggara institusi. Adapun pelanggan luarnya adalah mayarakat (pelajar), pemerintah dan dunia pendidikan. Jadi, suatu institusi pendidikan dikatakan bermutu apabila kepuasan pelanggan dalam dan pelanggan luar telah terpenuhi.

Oleh karena itu, untuk memposisikan instusi pendidikan seperti industri jasa, maka harus memenuhi standar mutu Total Quality Management, serta harus memenuhi spesifikasi yang telah ditetapkan. Secara operasional mutu dapat ditentukan oleh dua faktor, yaitu terpenuhinya semua spesifikasi yang telah ditetapkan dan sesuai dengan kebutuhan pengguna jasa. Menurut Edward Sallis (2008: 7) yang pertama dapat disebut quality infect (mutu sesungguhnya) dan kedua disebut quality in perception (mutu persepsi).

Dalam dunia pendidikan quality infect dapat diukur dengan kemampuan dasar yang dikuasai oleh peserta didik dan kualifikasi akademik lulusan institusi pendidikan terkait. Sedangkan quality in perception dapat diukur dengan kepuasan dan bertambahnya minat pelanggan eksternal terhadap lulusan dari institusi pendidikan tersebut.

Selanjutnya dalam operasi Total Quality Management in Education perlu diperhatikan beberapa hal pokok sebagai konsep yang dapat digunakan untuk meningkatkan kualitas dan mutu pendidikan. Adapun hal-hal yang pokok tersebut adalah pertama, perbaikan secara terus menerus (continuous improvement). Konsep ini mengandung pengertian bahwa pihak pengelola pendidikan hendaknya senantiasa mengadakan perbaikan-perbaikan guna tercapainya mutu pendidikan yang benar-benar berkualitas sebagaimana yang diharapkan. Adapun perbaikan tersebut membutuhkan introspeksi agar setiap kesalahan yang didapat dalam perjalanannya diketahui dan kemudian terus diperbaiki.

Kedua, menentukan standar mutu (quality assurance). Ini merupakan konsep mendasar untuk menentukan apakah pendidikan dikatakan bermutu atau tidak tergantung pada standar mutu yang telah ditentukan oleh pihak pengelola institusi pendidikan. Penentuan standar mutu harus memenuhi seluruh aspek yang terdapat dalam pendidikan, mulai dari tujuan hingga pada kurikulum pendidikan yang digunakan dalam institusi tersebut. Selain itu juga perlu ditentukan standar evaluasi yang bisa dijadikan sebagai alat untuk mancapai kemampuan dasar pada peserta didik.

Dan standar mutu proses pembelajaran di sini juga harus menjadi perhatian besar bagi pengelola pendididikan. Seperti, model pembelajaran yang digunakan di sini menurut Dr. A. Ali Riyadi minimal memenuhi beberapa karakteristik, yaitu menggunakan pendekatan pembelajaran aktif (student active learning), pembelajaran koperatif dan kolaboratif, pembelajaran konstuktif, dan pembelanjaran tuntas (mastery learning).

Ketiga, perubahan kultur (change of culture). Konsep ini bertujuan untuk membentuk dan menanamkan kesadaran kepada seluruh pengurus dan pengelola institusi pendidikan. Di sini pemimpin dituntut untuk terus memotivasi anggotanya agar tetap semangat dan senantiasa menjaga hubungan baik satu sama lain di dalam organisasi intistusi pendidikan.

Keempat, perubahan organisasi (up-down organization). Dalam mata rantai dan sturktur organisasi tradisional pada umumnya pemimpin atau menajer tertinggilah yang mempunyai kekuasaan penuh dan berhak memerintahkan apa saja kepada bawahan. Akan tetapi menurut Edward Sallis (2008: 80) pada kultur organisasi Total Quality Management (TQM) ini bisa digambarkan seperti piramida terbalik, yang paling teratas dalam struktur tersebut adalah pelajar. Dengan demikian, manajer senior tugasnya hanyalah memberikan dukungan dan wewenang kepada pelajar, bukan memerintahnya.

Kelima, menjaga hubungan baik dengan pelanggan (keeping close to be customer). Karena organisasi pendidikan mengedapankan kepuasan pelanggan, maka para pengelola dituntut untuk selalu menjaga hubungan baik dengan masayrakat dan pelajar. Jika tidak ada hubungan yang baik di antara mereka maka mustahil akan terjadi kepuasan pada pelanggan.

Lima faktor pokok di atas hendaknya menjadi perhatian besar bagi para praktisi pendidikan yang menginginkan untuk menerapkan Total Quality Management in Education. Sebab, jika lima hal pokok di atas tidak dilaksanakan dengan baik, maka mutu pendidikan yang diinginkan oleh para pelanggan tidak akan tercapai. Selain itu, perlu disadari menjalankan roda organisasi dalam pendidikan memerlukan manajemen dan pengaturan yang baik. TQM adalah salah satu model manajemen dalam pendidikan berbasis industri yang dapat dikembangkan dalam pendidikan.

3 thoughts on “DELAPAN ELEMEN BUDAYA MUTU

  1. Mbak Dyas,
    Tulisannya tentang 8 elemen budaya mutu bagus & inspiratif.
    Itu tulisan ilmiah yang pernah dipublikasikan, atau sekedar coretan saja, mbak? Boleh tahu referensi-nya, mbak? Mohon dibagi ya.
    Terima kasih sebelumnya.

    • maturnuhun pak atas atensinya, tulisan ini saya buat untuk memenuhi tugas kuliah beberapa tahun lalu. sebagian besar saya sadur dari tulisannya Dr. Nayantara Padhi tentu saja dengan tambahan-tambahan tertentu. semoga bisa membantu…

  2. saya sering baca buku manajemen, termasuk dari para pakar diatas, tulisan ini cukup runtut memberikan gambaran ttg BO, sayang gak ada reference-nya.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s